segunda-feira, 9 de maio de 2016

Planejamento pessoal a vista

Quem conhece a estória de Alice nos País das Maravilhas, talvez se lembre de quando ela, numa encruzilhada, pergunta ao Gato de Cheshire qual o caminho a seguir. O Gato lhe volta com uma nova pergunta: "aonde é que você quer chegar?". Ela diz que não se importava com isso, e o Gato lhe responde que não importa, então, qual o caminho tomar.

Essa estorinha serve pra gente se lembrar de como nossos objetivos deveriam direcionar nossas ações do "aqui e agora". E talvez isso também ajude a organizar nossa agenda diária. A Alice poderia perguntar ao Gato: "o que devo fazer esta semana?". É provável que o Gato dissesse: "o que você quer realizar?".

Eu me fiz essa pergunta, e vi que muitas das atividades da minha semana não se relacionavam com as coisas que eu gostaria de realizar. Então, decidi criar um quadro de gestão a vista em que aparecesse essas duas dimensões: Realização x Agenda Semanal, veja só como ficou:



A parte de cima do quadro começa pelos desafios ou temas de realização que organizam as colunas do quadro. Escolhi cinco para Pessoal (lado esquerdo) e cinco para Profissional (lado direito). Abaixo deles, no próximo nível, descrevo os objetivos importantes de médio prazo para cada tema. No terceiro nível, temos as atividades de curto prazo (próximos passos). Nesse nível eu descrevo coisas que devem entrar na agenda nas próximas semanas. E abaixo de tudo vem minha agenda da semana. E é no "aqui e agora" desta semana, que eu posso realmente construir o futuro que desejo, assim eu decido as coisas que vão fazer parte do meu dia-a-dia.

Segue um quadro esquemático para lhe ajudar, caso você queira fazer um seu.



Tem dado certo, fique à vontade para copiar ou fazer um quadro parecido com esse e me dê um feedback se está funcionando para você.

Até
Roberto

P.S.: talvez você tenha de fazer um esforço extra para resolver quais temas a adotar, ou quais objetivos a escolher. Eu fiz isso com a ajuda de um competente coach pessoal que se chama Luiz Felipe Ormonde: http://coachingdeintegracao.com.br

quarta-feira, 4 de maio de 2016

Tabela Dinâmica do Excel 1: tutorial inicial

Já ministrei muitos cursos de Análise de Dados. Recentemente um participante me revelou ao final do treinamento que se sentia realfabetizado na linguagem dos gráficos. Noto que muita gente também gostaria de se aperfeiçoar nessa linguagem, e os próximos posts serão dedicados a ajudar as pessoas a lidarem melhor com seus dados no Excel. Especialmente por meio da Tabela Dinâmica que evita o vício de ficar filtrando e perdendo a noção do todo na análise.

Neste primeiro tutorial você verá como entrar com dados na tabela dinâmica e como iniciar seu uso. Nos próximos você verá:

Tutorial 2: Gráficos a partir da tabela dinâmica

Tutorial 3: Hierarquia de variáveis

Tutorial 4: Agrupamento de casos

Tutorial 5: Cálculo de percentuais

Tutorial 6: Desafios

A Tabela Dinâmica do Excel é uma ferramenta das mais úteis para a análise e exploração de uma base de dados. Com ela você pode entender melhor quais padrões se escondem numa quantidade enorme de registros de casos ao agrupá-los da maneira mais conveniente para você. Tornar-se um bom usuário de tabelas dinâmicas é muito fácil. Mas primeiro é preciso algum esforço para compreender bem sua estrutura, começando por pelo formato de uma base de dados. É o que você verá a seguir.

O que é uma base de dados?

Precisamos saber isso porque a tabela dinâmica só funciona se os dados estiverem dispostos no formato padrão de uma base de dados.

Você terá indicadores e informações quantitativas do seu processo se você coletar dados dos casos gerados por ele. Por exemplo, para acompanharmos o consumo de combustível do nosso carro, deveríamos coletar dados a cada abastecimento realizado (os casos desse processo são os abastecimentos). Mas quais dados deveriam ser anotados? Vai depender da análise que você quer fazer. No caso do consumo de combustível, uma tabela com Data, Litros de combustível consumido, Quantidade de km rodado, Local de abastecimento e Tipo de uso do veículo poderia ser útil.

Podemos dizer que uma base de dados é o registro das características e medições coletadas para um conjunto de casos que foram observados. O nome base de dados é como todos conhecem, eu acho mais apropriado se se chamasse base de casos, não é?

Há um formato padrão para uma base de dados? Sim, trata-se de uma tabela com linhas e colunas que, por convenção, cada linha é um caso observado, e as colunas são as variáveis cujos dados foram coletados para cada caso. Vejamos um exemplo:



Note, portanto que nem toda tabela pode ser chamada de base de dados. A tabela a seguir contém os dados de faturamento para cada resort e em cada ano. Foi usada para montar um gráfico 3D terrível que nem mostrarei aqui. Já adianto: ela não está no formato de base de dados.



Você poderia alegar que os casos são os anos e as variáveis, os resorts, certo? Não é bem assim, veja que os três diferentes resorts poderiam formar uma única variável, simplesmente uma só coluna chamada de Resort. Na verdade, essa tabela é chamada de relatório e foi produzida por meio de manipulação de uma outra base. Portanto eu lhe pergunto: quais seriam os casos que originam essas informações?

Para defini-los, pense no processo que nesse caso é o de faturamento de hospedagens nos resorts. Ao final de cada check-out, dados de Faturamento, Resort, Data entrada, Data saída etc. são registrados.

Mesmo esse relatório não sendo uma base de dados, poderíamos analisar seus dados com a tabela dinâmica? Sim, desde que façamos uma tabela que se “pareça” uma base, isto é, colocando casos em linhas e variáveis em colunas.

Observe o relatório acima e me responda: quantas e quais são as variáveis que estão ali presentes? Você respondeu: Ano, Resort e Faturamento? OK! Os casos serão os cruzamentos de Ano x Resort dispostos empilhados. Veja o resultado:



Pronto, agora a tabela tem o formato de uma base de dados. O próximo passo é usar a tabela dinâmica para manipulá-la.

Usando uma tabela dinâmica

Copie esses dados numa planilha de Excel (ou baixe aqui). Clique em qualquer célula preenchida da tabela e peça: inserir > tabela dinâmica



Clicando OK, teremos essa nova planilha:



Duas coisas aparecem: o local do relatório e o formulário de Controle de Campos para a construção do relatório. É nesse formulário que trabalharemos. O Excel já sabe que a 1a linha da sua base de dados corresponde aos nomes das variáveis, e ele as chama de campos.

Na parte de baixo do formulário há quatro áreas para onde arrastaremos os campos (variáveis). A área de Filtros não será usado por enquanto. Cuidado com os filtros, só use em caso de extrema necessidade! As outras áreas vão ser usadas para a engenharia do relatório.

Um relatório é feito do cruzamento de linhas e colunas e, em cada cruzamento, haverá (ou não) casos agrupados. Faça isso então, clique e arraste a variável Ano para Colunas, assim, cada coluna terá um dos anos. Colocando Resort nas Linhas, cada linha será um resort (temos três deles). E levando Faturamento para  Valores, os cruzamentos do relatório serão preenchidos pela soma de Faturamento dos casos que ali se encontram. Soma é a configuração default para essa área.

Como temos um caso em cada cruzamento, veja o resultado:



Note o que acontece trocando-se linhas por colunas:



Percebeu como controlamos o formato do relatório? Agora ele se parece com a tabela original de dados, ok? No próximo tutorial veremos como controlar o eixo X do gráfico por meio de agrupamento de casos, não percam!

Até
Roberto

Tabela Dinâmica do Excel 2: gráficos a partir dela

Nosso assunto aqui é: como fazer gráficos usando a Tabela Dinâmica?

Estamos no Tutorial 2 de uso da Tabela Dinâmica do Excel. Se você não fez o Tutorial 1, recomendo começar pelo nosso post Tabela Dinâmica do Excel 1: tutorial inicial. Caso contrário, vamos em frente:

Podemos fazer gráficos diretamente a partir da Tabela Dinâmica do Excel, isso facilita muito nosso trabalho. Começamos sempre pensando num formato gráfico que seria interessante de se produzir para nossa análise. Por exemplo, no eixo X podemos colocar os Anos, no eixo Y o valor de faturamento e para representar o valor de cada resort para cada ano, podemos escolher barras (veja que seria bom Resort estar “dentro” de Ano).

Para fazer isso no Excel mantenha a última configuração do relatório da tabela dinâmica do tutorial - parte 1 (baixe aqui a planilha, se precisar), isto é, Ano nas linhas e Resort nas colunas. Selecione uma célula do relatório e peça para inserir um gráfico de colunas agrupadas. Veja o resultado:



Importante: a variável que você arrastar para Linhas será o X do gráfico e o que você colocar nas Colunas vai servir de Legenda. Isso serve para o Excel. Em outros Softwares como o Tableau, por exemplo, é o contrário.

Note que há mais dois outros tipos de gráficos de barras 2D, além desse que fizemos. Obviamente você não usará o 3D, claro. Clicando no gráfico e pedindo para alterar o tipo você poderá produzi-los. Vamos comentar sobre eles.

Colunas Empilhadas: preservam-se os valores e empilham-se as barras, simplesmente. Bom pra ver o total de faturamento dos três resorts juntos.



Colunas 100% Empilhadas: Em cada ano, calculam-se os percentuais de cada resort relativos ao total do ano. Bom pra ver a proporção de contribuição de cada resort nos anos.



Podemos também usar gráficos de linha neste caso: bom pra ver a evolução de cada resort ao longo dos anos.



Agora que começamos a fazer gráficos com a Tabela Dinâmica, o próximo passo é controlar bem a configuração do eixo X. No próximo post você verá como fazer isso por meio do conceito se Hierarquia de Variáveis. Clique aqui para ir ao Tutorial 3:

Até
Roberto

Tabela Dinâmica do Excel 3: hierarquia de variáveis

Nosso assunto aqui é: como controlar o eixo X dos gráficos usando a Tabela Dinâmica?

Estamos no Tutorial 3 de uso da Tabela Dinâmica do Excel. Se você não fez as partes 1 e 2, recomendo começar pelo nosso post Tabela Dinâmica do Excel 1: tutorial inicial. Caso contrário, vamos em frente:

Talvez você já tenha notado que há uma hierarquia entre as variáveis arrastadas para Linhas e Colunas, vamos aprender o que é isso.

Hierarquia de variáveis

Na tabela dinâmica do Excel você pode usar mais de uma variável para linhas e colunas. Abra o arquivo que usamos no Tutorial 2 (ou clique aqui para baixá-lo). Veja o que acontece se arrastarmos Resort para Linhas e debaixo da variável Ano:



Viu só? O relatório apresentará os resultados de cada resort dentro de cada ano. O Excel chama a variável que primeiro estratifica os casos de Pai. Acima vemos que Ano é pai de Resort. Ano é Linha Pai.

Se você está com o gráfico de barras (colunas agrupadas), verá que o eixo X se comporta do mesmo modo: Resort está dentro de Ano



Exercício: mova Resort para acima de Ano, tornando Resort a Linha Pai e veja o que acontece.



Seu gráfico ficou assim? Agora, Ano está dentro de Resort.

E quando uma variável está nas Linhas e outra nas Colunas, haverá hierarquia entre elas? Sim, a variável que está nas colunas estará dentro das que estão nas linhas, como legendas. Portanto, Linha é Pai de Coluna!

Veja, por exemplo, o primeiro gráfico que fizemos, Ano nas Linhas e Resort nas Colunas. Ano é Pai de Resort:



É dessa maneira que podemos controlar como o eixo X se apresenta. Você é quem está no controle agora. Não faça como algumas pessoas que jogam as variáveis pra lá e pra cá conforme a sorte!

No próximo tutorial veremos como controlar o eixo X do gráfico por meio de agrupamento de casos, não percam!

Até
Roberto

Tabela Dinâmica do Excel 4: agrupando casos

Nosso assunto aqui ainda é: como controlar o eixo X dos gráficos usando a Tabela Dinâmica?

Estamos no Tutorial 4. Se você não fez as partes 1 a 3, recomendo começar pelo nosso post Tabela Dinâmica do Excel 1: tutorial inicial. Caso contrário, vamos em frente:

Proponho exercitar neste tutorial 4 o agrupamento de casos para controlar eixos de gráficos, principalmente o eixo X. Para isso, vamos usar a planilha “Base mensal” do arquivo que estamos usando nos tutoriais (clique aqui para baixá-lo).

Note que, nesta planilha, os dados são mensais ou seja cada caso corresponde a um mês de um resort e um ano específicos.

As variáveis continuam quase as mesmas, mas Ano é Mês/Ano agora. Peça para inserir uma tabela dinâmica e leve Mês/Ano para Linhas e Resort para Colunas como fizemos anteriormente.



No Excel 16, apareceu praticamente a mesma tabela que já fizemos. Isso porque ele já agrupou os casos segundo a variável Mês/Ano sem eu pedir, em versões anteriores do Excel, aparece sem agrupamento como abaixo:



Como agrupar de volta? Simples, clique com o botão direito numa célula qualquer dos Rótulos de Linha (por exemplo junho/2012) e vai aparecer um formulário para Agrupamento. Clique em Meses e Anos juntos e dê OK.



O resultado será esse: a variável Mês/Ano por ter formato de data na sua planilha original, pode ser agrupada de várias formas (conforme o formulário de Agrupamento). Eu escolhi agrupar por meses e anos, assim e aparecerá uma nova variável no Controle de Campos chamada Anos, veja:



Essa variável Anos não está explícita na base de dados, mas podemos usá-la como se fosse uma, por exemplo se eliminarmos a variável Mês/Ano das Linhas, o relatório ficará exatamente como aquele original:



Observe uma célula deste relatório, por exemplo a mostrada acima com valor 400. Como estamos usando a planilha de valores mensais, o valor 400 é resultado de uma conta.

Façamos a leitura desse número por meio do Controle de Campos: trata-se da Soma dos valores de Faturamento para todos os casos da base de dados original cujo Ano (Linhas) é 2014 e cujo Resort (Colunas) é Praia do Forte.

Soma foi a operação realizada porque pedimos, na área  Valores, a Soma de Faturamento, essa opção pode ser modificada para fazer aparecer o que nos interessa como “conta” nas células do relatório.

Falei em “todos os casos”, você entendeu isso? A planilha da base mensal tem vários casos. Há 12 para cada mês, e como temos 3 anos e 3 resorts, temos um total de 12x3x3=108 casos. Você pode verificar isso.

Os casos que somam 400 são um agrupamento menor. São 12 meses, de 1 ano e de 1 resort, 12x1x1=12 casos. Se você clicar com o botão direito no valor 400 e pedir Mostrar Detalhes (ou simplesmente clicar 2x no valor 400), aparecerá a tabela com todos os casos que geraram esse valor. Abaixo mostro essa tabela acrescida de três linhas: soma, contagem e média.



Vejamos como contar casos. Volte à tabela dinâmica e clique com o botão direito no valor 400. Peça Resumir Valor por > contagem. Como abaixo:



As células do relatório apresentarão o número de casos da base original em cada cruzamento do relatório. Neste caso são 12 em cada casela. Exercício: peça agora a média e veja o que acontece.

Estamos chegando quase ao fim desta série básica de tutoriais. Como você está indo? Eles estão lhe ajudando? No próximo tutorial trabalharemos com outras contas bem úteis, os percentuais. Clique aqui para acompanhar.

Até
Roberto

Tabela Dinâmica do Excel 5: cálculo de percentuais

Estamos no quinto Tutorial desta série. Se você não fez as partes 1 a 4, recomendo começar pelo nosso post Tabela Dinâmica do Excel 1: tutorial inicial. Caso contrário, vamos em frente. Se você precisa do arquivo para acompanhar esse tutorial, clique aqui para baixá-lo.

Calculando percentuais

Obter percentuais é uma operação muito útil em análises, principalmente com variáveis categóricas. A tabela dinâmica é perfeita para fazer isso com muita eficiência.

Antes de falar de percentuais temos de entender os totais da tabela dinâmica: veja que há um Total Geral para Linhas e outro para Colunas, mas somente no cruzamento desse totais (veja célula apontada abaixo) é que temos o verdadeiro Total Geral (soma de todos os valores de faturamento para todos os casos da base de dados).



Na minha visão, o Excel deveria colocar como rótulos: Total de Linha e Total de Coluna para não confundir o usuário, usando um só nome de Total Geral.

Se você quiser calcular a contribuição percentual de cada resort em cada ano, por exemplo, quanto o valor de 400 da Praia do Forte contribuiu para o resultado geral do ano de 2014, você deveria dividir 400 por 950 (total de 2014) que dá 42,1%, certo? Isto é, estamos precisando calcular os percentuais em relação aos totais de linhas.

Então, clique em qualquer célula do relatório com o botão direito e peça Mostrar Valores como > % do Total de linhas. Note que em  Valores estamos fazendo ainda a soma dos valores de faturamento, mas agora há uma outra operação no relatório que é o percentual.



Veja se seu relatório ficou assim e olhe só os 42,1%:



Vamos aprender mais um truque agora. Se por acaso você movesse a variável Resort para Linhas, abaixo do Ano. O que acontece?

Obtivemos essa tabela que não serve pra nada:



Por que tudo ficou 100%? Resposta: porque continuamos pedindo o % do Total de Linhas. Precisamos arrumar isso.

Volte, então, ao modo Sem Cálculo (botão direito > Mostrar Valores como > Sem Cálculo) e observe novamente os valores. Precisamos dividir 400 por 950 para saber o percentual de Praia do Forte no ano de 2014.



Façamos isso: botão direito > Mostrar Valores como > % do Total de linhas Pai.



Veja como foi bom aprender as tais hierarquias entre variáveis. Veja agora os 42,1%:



Cremos que agora você já sabe bastantes truques envolvendo tabelas dinâmicas. Está na hora de você obter uma boa base de dados do seu negócio, e explorá-la com alguns desses recursos. Convido você a fazer, também, alguns desafios que proponho no próximo post.


Até
Roberto

Tabela Dinâmica do Excel 6: desafios

Proponho a você, que acompanhou esses últimos cinco tutoriais, fazer mais alguns gráficos a partir dos exercícios que foram feitos anteriormente. Caso não tenha feito os tutoriais comece pelo primeiro clicando aqui.

Desafio 1: Faça o gráfico de linhas para a média dos valores mensais de faturamento de cada resort para cada ano como abaixo:



Desafio 2: Obtenha o gráfico agora para todos os valores e descreva o histórico de faturamento para cada resort:



Desafio 3: Faça o gráfico para as médias de cada mês como abaixo. Você observa alguma sazonalidade?



Conseguiu fazê-los, fácil né? Parabéns, você já aprendeu muita coisa! Siga em frente agora com seus próprios dados e veja quantos benefícios você terá ao ganhar mais habilidade com a tabela dinâmica. Bom trabalho!

Até
Roberto